【Tips】管理面でのタグ機能活用

タグ機能は条項検索や類似ドキュメント比較時のフィルタリングだけでなく、グローバル検索でもご利用いただけることはご存知でしたか？

指定のタグが付与されたドキュメントを一覧で確認できるので、管理面でもご活用いただくことが出来ます。こちらのページでは管理に役立つタグ機能の使用方法についてご提案いたします。

「ドキュメント管理を簡単にしたい」「タグをもっと有効的に活用したい」とお考えのユーザー様のご参考になれば幸いです！

期限管理への活用パターン

契約書の更新期限や、各ドキュメントの保管期限の管理は煩雑になりがち。そこでドキュメント自体に期限のタグをつけることで、当該ドキュメントを一覧で確認することが出来ます。

タグの例：

更新期限20××年×月、保管期限20●●年●月、保存期間△年、etc…

※一つのドキュメントに付与できるタグの上限は5個までです。

関係部署、承認者・承認機関管理への活用パターン

契約書の場合、その案件の担当者でなければ締結部署以外の関係者の把握が難しい場面がありませんか？

社内規程であれば、所管部署・関連部署を確認したり、改訂時に誰に承認をもらう必要があるのかや、どの機関に諮る必要があるのかを毎回調べるのは手間がかかるかと思います。

そういった本文に書かれていない情報であってもタグを使うことで管理が出来ます。

タグの例：

関係部署：●●部、所管部署：××部、取締役会承認、etc…

※一つのドキュメントに付与できるタグの上限は5個までです。

グローバル検索でのタグの使い方

例：更新期限が20××年×月のドキュメントを一覧で確認する場合

あらかじめ該当するドキュメントに期限のタグを付与しておきます。

グローバル検索窓でタグを選択します。

指定したタグが付与されたドキュメントを一覧で確認することが出来ます。

今後もタグの活用方法についてご紹介していく予定です。「●●のケースでの活用方法を知りたい！」などリクエストがございましたら弊社カスタマーサクセス担当までお気軽にお申し付けください！